Jam Kerja PUSKOPCUINA Senin s.d. Jumat pukul 07.30 s.d. 15.30 WIB, Efektif Per 4 Maret 2024

Berita PUSKOPCUINA

PUSKOPCUINA MEWAJIBKAN ANGGOTA MENERAPKAN TATA KELOLA CU BERBASIS ACCESS BRANDING

Share:
PUSKOPCUINA MEWAJIBKAN ANGGOTA MENERAPKAN  TATA KELOLA CU  BERBASIS ACCESS BRANDING
scorecard.png

ACCU sebagai federasi CU di Asia selalu mempromosikan pentingnya tata kelola yang sehat.  Untuk mendukung hal tersebut, ACCU telah mengembangkan alat kepastian kualitas bagi credit union yang disebut ACCESS, suatu akronim untuk A-1 Competitive Choice for Competitiveness and Excellence in Services and Soundness. Dengan menggunakan arsitektur Balanced Scorecard, ACCESS terdiri dari 86 indikator dalam empat perspektif kegiatan credit union—keuangan, pembelajaran dan pertumbuhan, anggota dan proses bisnis internal. Alat ini sebagai solusi dalam menerapkan praktek-praktek bisnis yang sehat demi mewujudkan CU yang berkelanjutan sekaligus memastikan mutu hidup anggota meningkat.

Sejak tahun 2006, ACCU mempromosikan ACCESS Branding dalam gerakan CU di Indonesia, tak terkecuali PUSKOPCUINA. PUSKOPCUINA pun  terus mendorong anggota menerapkan tata kelola berbasis ACCESS Branding. Berbagai upaya dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada anggota akan pentingnya tata kelola yang sehat. Kita menyadari bahwa tujuan akhir dari model tata kelola ini untuk memastikan CU yang berkelanjutan dan sungguh-sungguh mampu meningkatkan mutu hidup anggota. PUSKOPCUINA pun mewajibkan anggota menerapkan tata kelola berbasis ACCESS Branding. 

Dalam berbagai kegiatan, seperti rapat anggota atau lokakarya, PUSKOPCUINA selalu mengangkat isu pentingnya tata kelola berbasis ACCESS Branding, agar menjadi kesadaran bersama. Pengurus PUSKOPCUINA berkeyakinan, untuk penerapan tata kelola yang baik harus dimulai dari konsep berpikir yang juga mendukung.  

Untuk memastikan anggota menerapkan tata kelola berbasis ACCESS Branding, maka PUSKOPCUINA bersama anggota bersepakat yang dituangkan dalam kontrak solidaritas ataupun kesepakatan lainnya menerapkan beberapa strategi sebagai berikut: 1melaksanakan strategic planning 3 sampai dengan 5 tahun sekali berbasis ACCESS Branding, 2melaksanakan business plan berbasis ACCESS Branding  setiap tahun, 3membuat standarisasi manual operasional, 4membuat standarisasi manual prosedur, 4memfasilitasi kerjasama Credit Union untuk penyediaan informasi yang dibutuhkan oleh Credit Union antara lain, terkait ACCESS branding, 5melakukan audit dengan menggunakan indikator ACCESS Branding, 6melakukan monitoring dengan menggunakan indikator ACCESS Branding, 7melakukan persiapan self assessment ACCESS Branding, dan 8melakukan self assessment ACCESS Branding. 

Kontrak solidaritas sebagai regulasi diri dalam jaringan PUSKOPCUINA,  mengingat masih terbatasnya regulasi yang dibuat pemerintah, khususnya untuk gerakan credit union di Indonesia. Kontrak solidaritas juga perwujudan dari implementasi tata kelola berbasis ACCESS Branding karena dalam dokumen ini dibuat aturan-aturan yang diadopsi dari dokumen ACCESS Branding. Setiap tahun, dokumen ini dievaluasi  dengan memperhatikan solusi bisnis yang dikeluarkan ACCU dan perubahan lingkungan yang terjadi. 

Patut disyukuri, CU semakin menyadari pentingnya tata kelola berbasis ACCESS Branding. Dalam pertemuan membahas ini tidak lagi berdebat penting atau tidaknya, tetapi berdiskusi bagaimana cara mengimplementasikannya. Tidak mudah memang untuk mencapai tata kelola yang sehat tetapi bukan sesuatu yang mustahil untuk dicapai. Komitmen dan kebersamaan menjadi kunci menjalankannya. Sharing pembelajaran sering dilakukan, terutama oleh CU Sauan Sibarrung sebagai Credit Union pertama dan satu-satunya saat ini di Indonesia yang menerima sertifikasi ACCESS Branding dengan predikat Silver. Praktek terbaik dalam penerapan tata kelola berbasis ACCESS selalu disharingkan oleh CU Sauan Sibarrung, terutama strategi dalam mencapai tata kelola yang sehat. Ternyata, semuanya dimulai dari konsep berpikir tentang ACCESS Branding. 

Belajar dari pengalaman CU Sauan Sibarrung, di tengah-tengah dampak Covid-19, struktur keuangan CU Sauan Sibarrung semakin membaik dan pelayanan kepada anggota juga semakin berkualitas. CU Sauan Sibarrung melakukan pemberdayaan kepada anggotanya melalui pendampingan komunitas anggota dan menyediakan layanan keuangan secara digital. Artinya, dengan tata kelola yang baik, CU mampu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang terjadi.

Upaya lainnya untuk menerapkan tata kelola berbasis ACCESS Branding dan upaya menuju CU yang terintegrasi adalah membuat manual operasional, manual procedure, digitalisasi CU, standarisasi struktur manajemen dan nama-nama personil manajemen, dan sharing sumber daya manusia. 

Sejak tahun 2018, PUSKOPCUINA bersepakat untuk membuat manual operasional yang standar. Ada 12 belas manual operasional yang wajib dimiliki oleh CU, yakni 1perkreditan, 2keuangan, 3pendidikan dan pelatihan, 4pemasaran, 5teknologi informasi, 6manajemen risiko, 7organisasi, 8pengawasan, 9human resources management, 10customer service, 11pemberdayaan, dan 12sistem pengendalian internal. Manual operasional ini merupakan kumpulan dari kebijakan yang menjadi panduan dalam menjalankan operasional CU.

Untuk memastikan standarisasi pelayanan dan mutu kerja, PUSKOPCUINA bersama anggota juga sepakat untuk membuat standar manual prosedur, ini baru mulai tahun 2021, sehingga masih dalam proses, tetapi panduan sudah ada berdasarkan praktek terbaik dari CU Sauan Sibarrung. SOP berisi kumpulan standar operasional prosedur. Jumlah SOP antar CU dibedakan berdasarkan level. Level CU ditetapkan sesuai jumlah manajemen. Ada 5 level. SOP minimal untuk masing-masing bidang: 1organisasi berjumlah 41, 2keuangan berjumlah 25, 3kredit berjumlah 10, dan 4pemberdayaan berjumlah 18. 

Untuk kategori tempat pelayanan atau kantor cabang juga distandarkan menjadi 4 level berdasarkan jumlah anggota. Untuk level pratama 1.000 – 2.000 anggota, level madya 2.001 - 3.000 anggota, level optima 3.001 - 4.000 orang, dan ultima 4.001-5.000 orang.

Menyikapi penting digitalisasi menuju CU modern, PUSKOPCUINA juga mengembangkan saluran digitalisasi dengan nama aplikasi ESCETE. ESCETE terdiri dari 3 layanan, yakni core banking, mobile CU dan market place untuk pemasaran produk anggota. Digitalisasi dalam ESCETE ini bagian dari implementasi tata kelola berbasis ACCESS Branding, bukan semata-mata masuk ekosistem digital.

Dari sisi CU, dengan digitalisasi akan membuat proses bisnis menjadi lebih efisien, efektif, cepat, tepat dan menguntungkan. Digitalisasi juga akan mengurangi beban kerja manajemen, terutama bagian frontliner, seperti kasir karena anggota bisa menyetor langsung melalui aplikasi, bahkan anggota dapat mengajukan pinjaman secara online, dan langsung dapat dicairkan - khususnya pinjaman dibawah simpanan. Tentu beban kerja bagian kredit juga berkurang. Pencairannya tidak harus ke kantor CU, anggota bisa tarik lewat ATM bank di seluruh Indonesia dan salah satu toko ritel yang ada di Indonesia.

Roadmap Digitalisasi PUSKOPCUINA

Isu teritori manajemen sudah mulai dibahas dan menjadi keputusan bersama untuk diimplementasikan sejak 2 tahun lalu. Setiap CU harus menentukan wilayah pelayanan prioritasnya dan hanya mengembangkan CU di wilayah yang bersangkutan, sehingga tidak menjadi tumpang tindih dengan wilayah pengembangan CU lainnya. Setiap CU sudah memulainya pada setiap kantor cabang masing-masing, dan harapannya setiap anggotanya adalah masyarakat pada wilayah pelayanan prioritasnya. 

Untuk mendukung proses penerapan tata kelola ACCESS dan sekaligus mendorong CU untuk melakukan ACCESS Branding, PUSKOPCUINA telah membentuk Tim ACCESS Branding untuk memberikan konsultasi berkelanjutan dan melakukan audit awal ACCESS Branding. Credit Union dapat mengajukan akreditasi ACCESS Branding setelah mencapai kriteria ACCESS dengan memuaskan. Aplikasi ACCESS harus diserahkan dengan biaya branding dan biaya audit manajemen. Biaya ACCESS branding mencakup biaya kunjungan rutin pendampingan untuk  kegiatan pelatihan, pembuatan dokumen kebijakan, biaya audit ACCESS oleh PUSKOPCUINA dan biaya verifikasi audit oleh ACCU dan sertifikasi ACCESS.  

Perspektif ACCESS

Rating ACCESS brand 

Prasayarat akreditasi ACCESS: 

  1. Kredit lalai = 5% atau kurang dan melakukan charge-off per triwulanan serta melakukan penagihan.
  2. Modal lembaga bersih minimal 10% dari total aset CU.

Jika dua rasio yang dipersyaratkan tidak terpenuhi, maka akreditasi tertinggi yang dapat diberikan adalah PERUNGGU. Kredit lalai jika 5% tidak tercapai, itu harus sepenuhnya ditetapkan. Penerapan charge-off secara triwulanan mesti dilakukan secara berkala. 

Modal lembaga bersih setidaknya 5% dari total aset dengan penyediaan penuh layanan literasi keuangan dilembagakan; dan CU mampu menunjukkan praktik peminjaman yang bertanggung jawab.

Mengapa modal lembaga bersih minimal 10% dari total aset? Perlindungan atas kerugian pinjaman yang tidak memadai mengakibatkan dua hal yang tidak diinginkan: nilai aset yang yang terinflasi dan pendapatan fiktif (CU Risk Based Supervision, ACCU, 2009).

Mengapa charge-off  harus dilakukan setiap 3 bulan? Apabila mengabaikan hal ini dan jarang melakukan charge-off maka akibatnya adalah terjadilah apa yang disebut dengan penyalahgunaan (abuse) yang serius atas prinsip-prinsip keamanan dan kesehatan (the principles of safety and soundness). Pendapatan bersih yang dilaporkan dalam laporan keuangan bukanlah angka yang sesungguhnya (overstated), nilai aset terinflasi, provisi untuk pinjaman lalai/macet tidak mencukupi, dan simpanan anggota tidak sungguh-sungguh terlindungi (CU Risk Based Supervision, ACCU, 2009).

Bagaimana langkah-langkah implementasinya?

  1. Pertemuan orientasi ACCESS (Pengurus dan Manajer CU).
    Membentuk Tim ACCESS Branding. Komposisi tim terdiri dari ketua atau wakil ketua pengurus, GM, manajer keuangan, dan dua orang staf senior. 
    Perlu menyiapkan kerangka acuan fungsi Tim ACCESS Branding: memastikan rencana implementasi ACCESS diikuti; mengkoordinasikan program pelatihan dengan PUSKOPCUINA; melaporkan kemajuan akreditasi kepada pengurus dan menyiapkan/mengkoordinasikan dokumentasi.
  2. Mengajukan surat keikutsertaan sertifikasi ACCESS Branding kepada PUSKOPCUINA dan mengisi aplikasi ACCESS Branding (Penandatanganan MOU dan permohonan branding).
  3. Pertemuan pra-audit (pengurus dan pimpinana manajemen) – pengenalan penilaian diri dan rekomendasi ACCESS. Penilaian diri – menentukan peluang untuk peningkatan, yang meliputi:
    a. Menentukan peluang untuk peningkatan kinerja setiap indikator.
    b. Gunakan manual audit ACCESS Branding untuk penilaian diri dengan memperhatikan buktinya.
    c. Pastikan bahwa dokumentasi dinilai dengan benar untuk menghindari bias.
    d. Siapkan rencana aksi untuk mengisi kesenjangan pada setiap perspektif.
  4. Pembentukan Tim ACCESS Branding di CU untuk mengembangkan kebijakan dan pelatihan dan perlu melakukan tinjauan bulanan bersama PUSKOPCUINA untuk meninjau kemajuan.
  5. Setelah implementasi satu tahun, Tim ACCESS Branding CU perlu melakukan penilaian diri dengan laporan Audit eksternal.
  6. Audit ACCESS oleh PUSKOPCUINA.
  7. Pemaparan hasil audit oleh Tim Audit ACCESS Branding PUSKOPCUINA.
  8. Validasi oleh ACCU dan mempresentasikan hasil akhir serta penghargaan.

Peran CU dan PUSKOPCUINA seperti langkah implementasi diatas dapat dilihat pada bagan dibawah ini.

Proses di Credit Union:

Proses di PUSKOPCUINA :

PUSKOPCUINA meyakini, upaya-upaya ini dapat menghantarkan CU menerapkan tata kelola berbasis ACCESS Branding demi CU yang berkelanjutan. Go ACCESS.

Salam Solusi Cerdas Terpercaya,

Erowin

Artikel Terkait: